sábado, 3 de septiembre de 2011

elementos de un organigrama

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.
El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización.
Tiene una doble finalidad:
  • Desempeña un papel informativo.
  • Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre ellos.
En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información, para conocer como es la estructura total de la empresa.
Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos:
  • Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
  • Debe contener únicamente los elementos indispensables.


Tipos de organigrama:
  1. Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba a abajo.
  2. Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.
  3. Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.
  4. Circular: La autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman círculos concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos.
  5. Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.
  6. Tabular: Es prácticamente escalar, solo que mientras el escalar lleva líneas que unen los mandos de autoridad el tabular no Diseño:
    Figuras usadas en los organigramas:
    Las unidades administrativas se representan por rectángulos y las relaciones por líneas. Los organigramas estructurales consisten en cierto número de rectángulos que representan personas, puestos u otras unidades, los que están colocados y conectados por líneas, las cuáles indican la cadena de mando (la jerarquía de los empleados); de tal manera pueden expresar grados de autoridad y responsabilidad y clase de la relación que los liga.
    Los organigramas funcionales incluyen, además, un texto que expresa las principales funciones o labores de las unidades.
    Las etiquetas o descripciones de los rectángulos indican las diferentes funciones o áreas de responsabilidad. La gráfica indica no sólo a los gerentes y subordinados individuales, sino también toda la jerarquía gerencial. Todos los empleados que están bajo las órdenes de un mismo individuo se encuentran en un idéntico nivel gerencial, sin importar el sitio del organigrama donde aparezcan.

    Representación de las unidades:

    Para representación de las unidades conviene usar siempre rectángulos. No es recomendable el uso de círculos, rombos, elipses u otras figuras geométricas que hacen más difícil la comprensión del organigrama. No es necesario hacer unos rectángulos más grandes que otros para destacar la importancia de alguna unidad. Ésta se la da su colocación en el organigrama y su relación con las demás unidades.
    En el diagrama, además de anotar el nombre del órgano dentro del rectángulo que lo represente, conviene que esté identificado con un número. En caso de que no quepa el nombre completo en el rectángulo, se abreviará y se escribirá completo al pie del diagrama.
    Forma:
    Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento integrante del organigrama. Además, en función de la facilidad para su lectura, se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente, así como utilizar rectángulos para representar las unidades.
    Dimensión:

    Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben ser de dimensiones semejantes.
    Ordenamiento:
    La disposición de las unidades en el organigrama debe ordenarse de acuerdo con los diferentes niveles jerárquicos que existan en la organización, los cuales varían según su naturaleza, funciones, sector, ámbito, contenido y presentación.
    En la administración central o el sector público por lo general estos niveles son:

    Primer nivel (Secretario)
    Segundo nivel (Subsecretario)
    Tercer nivel (Oficial mayor)
    Cuarto nivel (Dirección general)
    Quinto nivel (Dirección de área)
    Sexto nivel (Subdirección de área)
    Séptimo nivel (Departamento)
    Octavo nivel (Oficina)
    Noveno nivel (Sección)
    Décimo nivel (Mesa)
    En la administración paraestatal:

    Primer nivel (Asamblea general)
    Segundo nivel (Consejo de administración)
    Tercer nivel (Dirección general o su equivalente)
    Cuarto nivel (Dirección divisional o su equivalente o gerencia)
    Quinto nivel (Dirección de área, subdirección o subgerencia)
    Sexto nivel (Departamento)
    Séptimo nivel (Oficina)
    Octavo nivel (Sección)
    Noveno nivel (Mesa)
    En el sector privado por lo general los niveles de uso generalizados son:
    Primer nivel (Asamblea de accionistas)
    Segundo nivel (Consejo de administración)
    Tercer nivel (Dirección general)
    Cuarto nivel (Subdirección o gerencia general)
    Quinto nivel (Dirección o gerencia divisional)
    Sexto nivel (Departamento)
    Séptimo nivel (Oficina o área operativa) en el mismo nivel jerárquico.
    Líneas de conexión:

    Son las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura orgánica, las cuáles se representan por medio de líneas.
    Relaciones: Las principales relaciones son:
    Relación principal de autoridad (relación lineal): Es aquella en que la transmisión de la autoridad y responsabilidad correlativas a través de una sola línea, establece una relación de subordinación entre las diversas unidades que aparecen en el gráfico de la organización.
    Recomendaciones:

    • Utilizar un trazo más grueso para las líneas que interconectan las figuras rectangulares, que el que utiliza para trazar estas últimas.
    • Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, porque se rompe con el principio de autoridad-responsabilidad, además de crear la impresión de una estructura con un flujo del trabajo estrictamente vertical.
    • Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a él por una sola línea.
    • Evitar todos los trazos y tramos injustificados.
    • Mantener el mismo grosor de las líneas de interconexión en todo el organigrama. La importancia o jerarquía de un órgano no se amplifica marcando más las líneas.
    Relación de autoridad funcional:
    Es aquella que representa la relación de mando especializado. Este tipo de autoridad se limita al método específico de ejecución de una actividad y puede existir en forma paralela a la autoridad lineal, o bien entre un órgano especializado en determinada función y los subordinados de otros jefes de líneas. La autoridad funcional deberá presentarse por medio de líneas cortas de trazo discontinuo.
    Relación de asesoría:
    Es aquella que existe entre unidades que brindan información técnica o conocimientos especializados a unidades de línea. Normalmente, las unidades asesoras o de apoyo cuentan con una autoridad técnica derivada de su preparación y/o experiencia, lo cual les permite proponer a las unidades de línea las medidas o criterios para resolver un asunto, pero no para transmitírselas como órdenes. En todo caso pueden elaborar una propuesta a un órgano superior, para que éste, a su vez, la gire con carácter de orden o mandato.
    Existen dos tipos de esta clase de relación:
    Relación de asesoría interna:
    Es la que proporcionan las unidades asesoras, que forman parte de la estructura organizacional, a los órganos de línea. Estas unidades asesoras están conformadas con recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos de la organización. Su ubicación en el organigrama se suele representar por medio de líneas continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la unidad a la cual se adscriben.
    Relación de asesoría externa:

    Es la que suministran unidades asesoras a los órganos de línea, que aunque forman parte del gráfico de la organización, desempeñan sus funciones en forma independiente de ésta. Su colocación en el organigrama se hace a través de líneas de trazo discontinuo colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la unidad de la cual dependen jerárquicamente. Debe anotarse que en ambos casos, independientemente de su dependencia directa, cuentan a su vez con la autoridad técnica derivada de su función, por lo que pueden apoyar a otras unidades con diferente adscripción.
    Relación de coordinación:
    Este tipo de relación tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas áreas de la organización. Puede existir entre unidades de un mismo nivel jerárquico, o bien entre el órgano central y las unidades técnico -administrativas desconcentradas. La relación de colaboración deberá representarse por medio de líneas largas de trazo discontinuo.

    Organigramas

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